дата публикации:13.08.24
Как выстроить систему адаптации новых сотрудников: пошаговое руководство. Кейс IT компании
Адаптация новых сотрудников — это не просто процесс ввода в должность. Это важный этап, который влияет на продуктивность, лояльность и даже текучесть кадров в компании. Не так давно мы провели вебинар на эту тему и разобрали реальный кейс нашего клиента - IT-компании. Эта история показала, что правильно выстроенная система адаптации может значительно улучшить ключевые бизнес-показатели. А теперь рассмотрим данный кейс подробно.
Зачем нужна систематизация адаптации?
Представьте себе: вы приходите на новое место работы, где все незнакомо, где никого не знаете, и к тому же на вас сразу наваливается куча новой информации. Стресс, не так ли? А теперь представьте, что вас мягко вводят в курс дела, у вас есть четкий план и наставник, готовый помочь на каждом шагу. Какой вариант вам больше по душе? Думаем, ответ очевиден.
Вот почему систематизация адаптации так важна. Согласно исследованию ЭКОПСИ, у 20% компаний вообще нет программы адаптации, а у 30% она существует лишь для определенных категорий сотрудников. И это при том, что адаптация напрямую влияет на удержание сотрудников и их вовлеченность. В компании из нашего кейса поставили перед собой амбициозные цели:
Вот почему систематизация адаптации так важна. Согласно исследованию ЭКОПСИ, у 20% компаний вообще нет программы адаптации, а у 30% она существует лишь для определенных категорий сотрудников. И это при том, что адаптация напрямую влияет на удержание сотрудников и их вовлеченность. В компании из нашего кейса поставили перед собой амбициозные цели:
- Снижение текучести на испытательном сроке. Меньше увольнений на ранних этапах — меньше затрат на рекрутинг и обучение.
- Снижение текучести в первый год работы. Сотрудники, которые остаются дольше, становятся более продуктивными и лояльными.
- Повышение лояльности новых сотрудников. Лояльность — это не только приверженность компании, но и готовность рекомендовать её своим друзьям и знакомым.
- Достижение ожидаемого уровня продуктивности. Чем быстрее новичок вольется в рабочий процесс, тем быстрее он начнет приносить пользу компании.
- Поддержание общей продуктивности подразделений. В условиях массового найма важно, чтобы новый поток сотрудников не снижал общую эффективность работы команды.
Как сформировать цели адаптации?
Цели адаптации должны быть четкими и привязаны к стратегическим целям компании. Но как их правильно сформулировать? В нашем компании-клиенте начали с анализа текущей ситуации и разговоров с ключевыми заинтересованными сторонами. Вот основные шаги, которые они предприняли:
После того как цели были сформированы, команда сотрудников приступила к разработке плана внедрения адаптации.
- Сверка со стратегическими целями компании. Важно понимать, как адаптация новых сотрудников вписывается в общую картину. Например, если цель компании — ускоренный рост, то адаптация должна помогать сотрудникам быстрее выходить на продуктивный уровень.
- Опрос заинтересованных сторон. Руководители, собственники, топ-менеджеры — все эти люди обладают уникальным взглядом на бизнес. Важно узнать их мнение и ожидания от программы адаптации.
- Анализ ключевых метрик. Это могут быть показатели текучести, вовлеченности, продуктивности и другие данные, которые помогут оценить текущую ситуацию и понять, что нужно улучшить.
После того как цели были сформированы, команда сотрудников приступила к разработке плана внедрения адаптации.
ЗАМЕРЫ И АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ
Сразу после внедрения программы адаптации HR-специалисты компании начали тщательно отслеживать результаты. Сравнивали показатели текучести с предыдущими годами, анализировали ошибки в подборе и адаптации персонала.
Одним из ключевых инструментов в этом процессе стала EJM (Employee Journey Map) — карта опыта сотрудника. Эта карта позволила не просто отслеживать прогресс каждого новичка, но и выявлять слабые места в адаптации. Например, если на каком-то этапе у сотрудников возникали одинаковые трудности, это означало, что нужно доработать или улучшить конкретный процесс.
Одним из ключевых инструментов в этом процессе стала EJM (Employee Journey Map) — карта опыта сотрудника. Эта карта позволила не просто отслеживать прогресс каждого новичка, но и выявлять слабые места в адаптации. Например, если на каком-то этапе у сотрудников возникали одинаковые трудности, это означало, что нужно доработать или улучшить конкретный процесс.
подбор инструментов
Что делать, если компании требуется более гибкий и структурированный подход к адаптации? В нашем варианте менеджмент компании выбрал адаптационного чат-бота.
Специальный чат-бот в мессенджере Telegram помогает новичкам шаг за шагом вливаться в коллектив и быстро осваиваться на новом месте. В чат-боте можно найти все: от информации о том, где хранить документы, до историй и миссий компании. Новичок не остается наедине с кучей вопросов — у него всегда под рукой есть удобный чат, в котором содержится вся необходимая ему в период адаптации информация.
Кроме того, чат-бот позволяет отслеживать прогресс адаптации как для HR-специалистов, так и для самих сотрудников. Это дает возможность в реальном времени видеть, какие шаги уже пройдены, а что еще предстоит сделать. Прозрачность процесса значительно снижает уровень стресса у новичков и облегчает контроль над адаптацией со стороны HR.
Специальный чат-бот в мессенджере Telegram помогает новичкам шаг за шагом вливаться в коллектив и быстро осваиваться на новом месте. В чат-боте можно найти все: от информации о том, где хранить документы, до историй и миссий компании. Новичок не остается наедине с кучей вопросов — у него всегда под рукой есть удобный чат, в котором содержится вся необходимая ему в период адаптации информация.
Кроме того, чат-бот позволяет отслеживать прогресс адаптации как для HR-специалистов, так и для самих сотрудников. Это дает возможность в реальном времени видеть, какие шаги уже пройдены, а что еще предстоит сделать. Прозрачность процесса значительно снижает уровень стресса у новичков и облегчает контроль над адаптацией со стороны HR.
ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ: ПОШАГОВОЕ РУКОВОДСТВО
Выбрали инструменты? Супер! Но как же внедрить все это на практике? Был разработан пошаговый план, который помог успешно внедрить новую систему адаптации:
- Найти агента изменений. Выберите подразделение или руководителя, которые максимально нуждаются в улучшении адаптации или лояльны к изменениям. Это будет ваша «пилотная зона», где можно протестировать все нововведения.
- Показать пользу. На первом этапе важно доказать, что адаптация — это не просто формальность, а реальный инструмент, который принесет компании ощутимую пользу. Приведите конкретные метрики, которые планируете улучшить.
- Согласовать бюджет. Некоторые инструменты адаптации могут потребовать дополнительных затрат. Важно заранее обсудить и согласовать бюджет, чтобы избежать неожиданных препятствий.
- Составить план внедрения. Подробно распишите все шаги, ответственных и сроки. Это поможет избежать хаоса и недопонимания в процессе внедрения.
- Внедрить адаптацию. Приступайте к действиям! Не забывайте собирать обратную связь и корректировать процесс по мере необходимости.
РЕЗУЛЬТАТЫ: КАК ИЗМЕНИЛАСЬ ТЕКУЧЕСТЬ
Теперь о главном — о результатах. После внедрения новой системы адаптации наша компания-клиент увидела значительное снижение текучести кадров:
Это живое доказательство того, что правильная адаптация работает. Люди остаются в компании, быстрее вливаются в коллектив и достигают ожидаемых результатов.
- В 2022 году текучесть на испытательном сроке составляла 9%.
- В 2023 году этот показатель упал до 2%.
Это живое доказательство того, что правильная адаптация работает. Люди остаются в компании, быстрее вливаются в коллектив и достигают ожидаемых результатов.
Кейс нашей компании- клиента — яркий пример того, как системный подход к адаптации может кардинально изменить ситуацию в компании. Если у вас еще нет программы адаптации или она требует доработки — не упускайте шанс. Начните с анализа текущей ситуации, поставьте четкие цели и выберите подходящие инструменты.
Автор статьи:
- Карина Асатова